1.邮件的开头
邮件的开头必须顶格写，如果是给你的上级发邮件，必须使用尊称，例如：尊敬的王总或者直接使用王总就可以；如果是给很多领导发邮件的话则要使用：尊敬各位领导；如果是给同级写邮件则可以直接使用其名字（最好不要使用全名，可以直接使用名，不用姓），例如：健林，化腾即可。可以拉近关系，让人感觉没那么生硬。
2.邮件的正文问候
首先正文的开头要使用问候，如果是给上级发邮件则要使用：您好或者见信好；如果是给同级发邮件可以直接使用：见信好，你好之类的问候。
3.邮件的正文内容
这是写邮件的重中之重，在邮件中一定要把所要传达的事情描述清晰，什么时间，什么事件，要怎么做，都要一一描述清楚，另外重要文字可以加粗加黑，突出显示。
4.邮件的签名
在邮件的最后一定要有签名，显得邮件比较正式，签名里要包括部门、姓名、即时通讯工具号，座机号，手机号，邮箱地址。
5.关于邮件的抄送
发邮件有抄送收件人一栏，你要把与邮件所要表达事件有关的人员的邮箱都要填上，让他们知晓这个事情，另外也要抄送你的上级领导，让他知道你做的工作以及工作进度。